Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen - FasterCapital (2024)

1. Einführung in Petty Cash Management

Das Management von Petty Cash ist ein wesentlicher Aspekt des Finanzmanagements für kleine Unternehmen.Petty Cash bezieht sich auf einen geringen Geldbetrag, der in der Hand gehalten wird, um kleinere Ausgaben wie Büroversorgungen, Porto oder Erstattungen für Mitarbeiter zu decken.Während der Betrag im Vergleich zu größeren Geschäftskosten unbedeutend erscheinen mag, ist das effektive Verwalten von Kleingeld für die Aufrechterhaltung genauer Finanzaufzeichnungen und die Gewährleistung der Transparenz bei Finanztransaktionen von entscheidender Bedeutung.

Aus Sicht eines Kleinunternehmers kann eine ordnungsgemäße Verwaltung von Petty Cash dazu beitragen, den Geschäftstätigkeit zu rationalisieren und die Gesamt finanzielle Kontrolle zu verbessern.Durch die Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Kleingeld können Unternehmen das Risiko von Missbrauch oder Diebstahl minimieren.Darüber hinaus ermöglicht ein ausgewiesener Petty Cash -Fonds bei Bedarf einen schnellen und bequemen Zugang zu Mitteln, wodurch die Notwendigkeit häufiger Erstattungsanfragen oder Verzögerungen beim Einkauf erforderlich ist.

Auf der anderen Seite profitieren die Mitarbeiter auch von einem gut verwalteten Kleingeldsystem.Es bietet ihnen eine bequeme Möglichkeit, kleine Ausgaben abzudecken, ohne lange Erstattungsprozesse durchlaufen zu müssen.Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Mitarbeiter muss dringend Bürovorräte kaufen, aber keine Kreditkarte für Unternehmen hat.Mit einem ordnungsgemäß verwalteten Kleingeldsystem können sie den erforderlichen Betrag leicht aus dem Petty Cash Fund abheben und den Kauf umgehend tätigen.

Um ein effektives Management von Kleingeld zu gewährleisten, finden Sie hier einige wichtige Überlegungen:

1. Einrichtung eines kleinen Bargeldfonds: Bestimmen Sie einen angemessenen Betrag für Ihren Petty Cash Fund, der auf Ihren geschäftlichen Bedürfnissen basiert.Dieser Betrag sollte ausreichen, um die regulären Ausgaben zu decken, aber nicht übermäßig genug, um ein erhebliches Risiko darzustellen, wenn sie missbraucht werden.

2. Bezeichnung eines Verwalters: Ernennen eines vertrauenswürdigen Angestellten als Verwalter des Petty Cash Fund.Diese Person ist dafür verantwortlich, genaue Aufzeichnungen aufrechtzuerhalten, den Fonds bei Bedarf wieder aufzufüllen und die Einhaltung etablierter Richtlinien zu gewährleisten.

3. Implementierung von Kontrollen: Strenge Kontrollen und Verfahren einrichten, um zu regeln, wie kleinlich Bargeld verwendet und dokumentiert wird.Dies beinhaltet, dass die Einnahmen für alle Ausgaben erforderlich sind, die Beschränkungen für einzelne Abhebungen festlegen und regelmäßige Audits durchführen, um die Genauigkeit von Aufzeichnungen zu überprüfen.

4. Aufzeichnung von Transaktionen: Verwalten Sie ein kleines Geldprotokoll oder ein Ledger, um alle Transaktionen mit dem Fonds aufzuzeichnen.Dies sollte Details wie das Datum, den Zweck der Ausgaben, den ausgegebenen Betrag und den Namen der für die Auszahlung verantwortlichen Person enthalten.

5. Nachfüllung des Fonds: Überprüfen Sie regelmäßig den Petty Cash -Guthaben und füllen Sie ihn nach Bedarf wieder auf.Dies kann durch Einreichen einer Erstattungsanforderung erfolgen, die durch Quittungen und ordnungsgemäße Dokumentation gestützt wird.

Durch die Befolgung dieser Richtlinien können kleine Unternehmen ihr geringfügiges Bargeld effektiv verwalten, um Transparenz, Rechenschaftspflicht und effiziente Finanzmittel zu gewährleisten

Einführung in Petty Cash Management - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

2. Einrichten eines kleinen Geldfonds

Die Einrichtung eines kleinen Geldfonds ist ein wesentlicher Schritt für kleine Unternehmen, um ihre täglichen ausgaben effektiv zu verwalten.Egal, ob es sich um den Kauf von Bürovorräten, die Erstattung von Mitarbeitern für kleine Ausgaben oder die Bearbeitung unerwarteter Kosten handelt, ein bestimmter Kleingeldfonds kann die finanziellen Prozesse rationalisieren und reibungslose Geschäftstätigkeit sicherstellen.In diesem Abschnitt werden wir die verschiedenen Aspekte der Einrichtung eines kleinen Geldfonds untersuchen, einschließlich des Zwecks, der Ermittlung der Fondsgröße, der Festlegung von Kontrollen und dem Auffüllen des Fonds bei Bedarf.

1. Bestimmen Sie den Zweck des Petty Cash Fund: Bevor Sie einen Kleingeldfonds einrichten, ist es wichtig, die beabsichtigte Verwendung zu identifizieren.Berücksichtigen Sie die Arten von Ausgaben, die vom Fonds abgedeckt werden, und legen Sie klare Richtlinien für das fest, was und können nicht erstattet werden.Wenn beispielsweise Ihr Unternehmen häufig die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens kleine Einkäufe tätigen, z. B. Den Kauf von Kaffee für Kundenbesprechungen oder die Abholung von Bürovorräten, können diese Ausgaben für die Erstattung des Petty Cash -Fonds berechtigt sein.

2. Bewerten Sie die entsprechende Fondsgröße: Der Geldbetrag, der Ihrem Petty Cash Fund zugeteilt wird, sollte auf den spezifischen Bedürfnissen und der durchschnittlichen monatlichen Ausgaben Ihres Unternehmens beruhen.Analysieren Sie frühere Aufzeichnungen, um einen geeigneten Startbetrag zu ermitteln, der die erwarteten Kosten angemessen abdeckt, ohne übermäßige Mittel zu verbinden.Wenn beispielsweise Ihre monatlichen Ausgaben für Büroangebote in der Regel zwischen 100 und 200 US -Dollar liegen, würde die Einrichtung eines Kleingeldfonds mit 300 USD einen ausreichenden Puffer liefern.

3. Legen von Kontrollen und Verfahren festlegen: Um Missbrauch oder Missbrauch von Geldern zu verhindern, ist es wichtig, strenge Kontrollen und Verfahren für die Verwaltung des Petty Cash -Fonds festzulegen.Weisen Sie einen Verwalter zu, der für die Überwachung des Fonds verantwortlich ist und genaue Aufzeichnungen über alle Transaktionen aufrechterhalten wird.Implementieren Sie ein System, bei dem Mitarbeiter Quittungen sowie Erstattungsanfragen einreichen müssen, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.Überprüfen Sie diese Aufzeichnungen regelmäßig, um Unstimmigkeiten oder potenzielle Probleme zu ermitteln.

4. Sicherstellen Sie den physischen Standort: Wählen Sie einen sicheren Ort für die Speicherung des Petty Cash -Fonds, um das Risiko eines Diebstahls oder nicht autorisierten Zugriffs zu minimieren.Erwägen Sie, eine verschlossene Cash Box oder Schublade zu verwenden, auf die nur vom benannten Verwalter zugegriffen werden kann.Beschränken Sie außerdem die Anzahl der Personen, die Zugang zum Fonds haben, um die Sicherheit weiter zu verbessern.

5. Auffüllen Sie den Fonds bei Bedarf: Wenn die Kosten anfallen und die Fonds aus dem Petty Cash -Fonds ausgezahlt werden, ist es wichtig, einen Prozess zum Auffüllen zu erstellen.Bestimmen Sie einen Schwellenwert, bei dem der Fonds aufgefüllt werden soll, z. B. Wenn er 50% seines ursprünglichen Wertes erreicht.Dies stellt sicher, dass für den Tag immer genügend Bargeld verfügbar ist

Einrichten eines kleinen Geldfonds - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

3. Erstellung von geringfügigen Geldpolitik und -verfahren

Die Einrichtung von geringfügigen Geldpolitik und -verfahren ist für kleine unternehmen von entscheidender bedeutung, um ihre Kleingeldfonds effektiv zu verwalten.Petty Cash bezieht sich auf eine geringe Menge an Bargeld, die zur Deckung kleinerer Ausgaben wie Büroversorgungen, Porto oder Erstattungen der Mitarbeiter aufbewahrt wird.Während es wie eine einfache Aufgabe erscheinen mag, ohne angemessene Richtlinien und Verfahren, kann geringfügiges Geld leicht zu schlecht verwaltet werden oder sogar Betrug unterliegen.Daher ist es für Unternehmen wichtig, klare Richtlinien und Protokolle festzulegen, um die ordnungsgemäße Handhabung und Rechenschaftspflicht von geringfügigem Bargeld zu gewährleisten.

Aus der Sicht der Geschäftsinhaber bietet die mit genau definierten Richtlinien und Verfahren für ein geringfügiges Cash-Management mehrere Vorteile.Erstens hilft es dabei, die Kontrolle über Ausgaben zu behalten, indem die Höhe des verfügbaren Bargeldbetrags festgelegt und die Arten von Ausgaben angegeben werden, die von geringfügigem Bargeld erstattet werden können.Dies hindert die Mitarbeiter daran, das System zu missbrauchen oder für persönliche Zwecke ein wenig Geld zu verwenden.Zweitens fördert es Transparenz und rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation.Durch die Implementierung eines Systems, für das Dokumentation und Genehmigung für jede Transaktion erforderlich sind, können Geschäftsinhaber leicht nachverfolgen, wie kleines Bargeld verwendet wird, und Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten zu identifizieren.

Die Mitarbeiter profitieren auch von eindeutigen Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit dem geringfügigen Cash -Management.Durch festgelegte Richtlinien wird sichergestellt, dass sie den richtigen Prozess für die Anforderung von Erstattung und die Arten von Ausgaben verstehen, die berechtigt sind.Dies beseitigt Verwirrung oder Missverständnisse darüber, was aus geringfügigem Bargeld erstattet werden kann und potenzielle Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Management verhindert.

Betrachten Sie die folgenden eingehenden Informationen, um effektive Verfahren für die Geldpolitik und -verfahren festzulegen:

1. Bestimmen Sie den entsprechenden Betrag: Bewerten Sie Ihr Unternehmen, um festzustellen, wie viel Geld für Kleingeld zugewiesen werden sollte.Betrachten Sie Faktoren wie die Größe Ihres Unternehmens, die Häufigkeit der Ausgaben und die durchschnittlichen Kosten pro Transaktion.

2. Bezeichnen Sie einen Verwalter: Ernennen Sie einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter als Depotbank, der für die Verwaltung des Petty Cash Fund verantwortlich ist.Diese Person sollte über starke organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail verfügen.

3. Erstellen Sie einen Erstattungsprozess: Entwickeln Sie ein standardisiertes Formular oder ein standardisiertes Verfahren, mit dem Mitarbeiter die Erstattung von Petty Cash anfordern können.Dies sollte Details wie den Zweck des Aufwands, des angeforderten Betrags und der Unterstützung der Dokumentation enthalten.

4. Geben Sie Ausgabengrenzen fest: Stellen Sie die Grenzen für den Betrag fest, der für jede Transaktion aus geringfügigem Bargeld ausgezahlt werden kann.Beispielsweise können Sie entscheiden, dass eine einzelne Kosten von über 50 USD die Genehmigung einer höheren Behörde erfordern.

5. Anforderungen an die Dokumentation implementieren: Verpflichten Sie die Mitarbeiter, Quittungen oder andere unterstützende Dokumente für jeden Aufwand bereitzustellen.Dies gewährleistet eine ordnungsgemäße Aufzeichnung und hilft, betrügerische Ansprüche zu verhindern.

6. Regelmäßig in Einklang bringen und auffüllen: Planen Sie regelmäßige Versöhnungen von

Erstellung von geringfügigen Geldpolitik und verfahren - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

4. Aufzeichnung und Verfolgung von Kleingeldtransaktionen

Die Aufzeichnung und Verfolgung von Petty Cash -Transaktionen ist ein wesentlicher Aspekt bei der effektiven Verwaltung von Petty Cash für kleine Unternehmen.Es sorgt für Transparenz, Rechenschaftspflicht und Genauigkeit bei der Bearbeitung kleiner Ausgaben, die täglich auftreten.Durch die Aufrechterhaltung der ordnungsgemäßen Aufzeichnungen und die Implementierung eines systematischen tracking -Systems können unternehmen ihre geringfügige Geldnutzung problemlos überwachen, Unstimmigkeiten identifizieren und fundierte Entscheidungen bezüglich ihres Cashflow -Managements treffen.

Aus der Perspektive der Geschäftsinhaber ermöglicht die Aufzeichnung und Verfolgung von Kleingeldtransaktionen, dass sie einen klaren Überblick darüber haben, wie ihre Mittel genutzt werden.Es hilft ihnen, Muster bei Ausgaben zu identifizieren, die Notwendigkeit bestimmter Ausgaben zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.Darüber hinaus ermöglichen genaue Aufzeichnungen Geschäftsinhaber, Beweise für steuerliche Zwecke oder während der Prüfungen vorzulegen, um die Einhaltung der finanziellen Vorschriften zu gewährleisten.

Auf der anderen Seite profitieren Mitarbeiter, die mit geringfügigem Bargeld umgehen, von einem gut organisierten Aufzeichnungs- und Nachverfolgungssystem, da es ihre Verantwortung vereinfacht.Sie können jede Transaktion problemlos dokumentieren, die Ausgaben angemessen kategorisieren und einen klaren Papierweg beibehalten.Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Fehlverträgen.

Um geringfügige Geldtransaktionen effektiv aufzunehmen und zu verfolgen, werden die folgenden Praktiken implementiert:

1. Geben Sie einen kleinen Bargeldfonds ein: Bestimmen Sie den Betrag an Geldbetrag, der für Kleingeld auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Bedürfnisse zugewiesen wird.Dieser Fonds sollte von Ihrem Hauptbankkonto getrennt sein und regelmäßig aufgefüllt werden.

2. Erstellen Sie ein kleines Geldprotokoll: Verwalten Sie ein Logbuch oder eine Tabelle, um alle eingehenden und ausgehenden Transaktionen im Zusammenhang mit Kleingeld aufzuzeichnen.Fügen Sie Details wie Datum, Beschreibung des Ausgabens, ausgegebenes/empfangener Betrag und der für die Transaktion verantwortlichen Person hinzu.

Beispiel:

Datum Beschreibung Betrag verantwortungsbewusst

01/05/21 Bürovorräte $ 50 John Doe

3. Verwenden Sie vornummerierte Quittungen: Stellen Sie den Mitarbeitern vornummerierte Quittungen zur Ausgabe, wenn sie Geld aus dem Petty Cash Fund ausgeben.Dies hilft, die Ausgaben effizienter im Auge zu behalten.

4. Setzen Sie sich regelmäßig zusammen: Stellen Sie eine bestimmte Zeit fest, z. B. Das Ende jeder Woche oder jeden Monat, um den Petty Cash Fund in Einklang zu bringen.Vergleichen Sie den Gesamtbetrag mit dem verbleibenden Bargeldbetrag, um die Richtigkeit zu gewährleisten und Unstimmigkeiten zu identifizieren.

5. Genehmigungsverfahren implementieren: Erstellen Sie ein System, bei dem alle Kleingeldtransaktionen eine Genehmigung einer festgelegten Behörde erfordern.Dies stellt sicher, dass die Ausgaben genehmigt und mit den Richtlinien des Unternehmens übereinstimmen.

6. Überraschungsprüfungen durchführen: Durchführen Sie regelmäßig Überraschungsprüfungen durch, um die Genauigkeit der aufgezeichneten Transaktionen zu überprüfen und die Einhaltung etablierter Verfahren sicherzustellen.Dies hilft, betrügerische Aktivitäten zu verhindern und die Rechenschaftspflicht bei Mitarbeitern zu fördern.

Durch die Befolgung dieser Praktiken Unternehmen

Aufzeichnung und Verfolgung von Kleingeldtransaktionen - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

5. Nachfüllung des Petty Cash Fund

Das effektive Verwalten von Petty Cash ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um reibungslose Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die täglichen Ausgaben effizient abgedeckt werden.Im Rahmen dieses umfassenden Leitfadens zur Verwaltung von Petty Cash werden wir uns nun mit dem Prozess der Auffüllung des Petty Cash -Fonds befassen.Das Auffüllen des Fonds beinhaltet das Hinzufügen von Geld in die Cash Box oder Schublade, sobald er erschöpft ist.Dies stellt sicher, dass für kleine Einkäufe, Erstattungen und unerwartete Kosten immer genügend Bargeld verfügbar sind.

1. Bestimmen Sie den entsprechenden Betrag: Bevor Sie den Petty Cash -Fonds wieder auffüllen, ist es wichtig, die durchschnittlichen monatlichen Ausgaben zu bewerten, die daraus entstehen.Analysieren Sie vergangene Aufzeichnungen und Quittungen, um Muster zu identifizieren und zu schätzen, wie viel Geld zugewiesen werden sollte, um diese Ausgaben angemessen zu decken.Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in der Regel rund 200 USD pro Monat für kleine Einkäufe wie Büroversorgungen oder Kaffee für Mitarbeiter ausgibt, können Sie den Fonds mit 250 US -Dollar auffüllen, um einen Puffer für unerwartete Kosten bereitzustellen.

2. Legen Sie einen Nachschubplan fest: Erstellen eines regelmäßigen Zeitplans zum Auffüllen des Petty Cash Fund hilft bei der Aufrechterhaltung der Konsistenz und stellt sicher, dass Fonds bei Bedarf immer verfügbar sind.Abhängig von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie sich wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich wieder auffüllen.Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Transaktionsvolumen und die Verfügbarkeit von Fonds bei der Ermittlung eines geeigneten Zeitplans.

3. Erstellen eines Erstattungsanforderungsformulars: Um den Prozess des Auffüllens von Kleingeld zu rationalisieren, erstellen Sie ein Erstattungsanfrageformular, mit dem Mitarbeiter ihre Ausgaben dokumentieren können.Dieses Formular sollte Felder für das Datum, die Beschreibung des Ausgabens, des ausgegebenen Betrags und der Arbeitnehmersignatur enthalten.Indem Sie die Mitarbeiter dieses Formulars zusammen mit ihren Quittungen einreichen, können Sie die ordnungsgemäßen Dokumentation beibehalten und die Kosten genau verfolgen.

4. Überprüfen und genehmigen Sie Erstattungsanfragen: Bestimmen Sie eine Person oder Abteilung, die für die Überprüfung von Erstattungsanfragen zuständig ist, bevor sie zur Zahlung genehmigt werden.Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Ausgaben legitim sind und an den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.Es ermöglicht auch, dass alle Diskrepanzen oder Fehler unverzüglich identifiziert und gelöst werden.Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Erstattungsanfrage für einen persönlichen Aufwand anstelle eines geschäftsbezogenen Antrags einreicht, kann er entsprechend markiert und adressiert werden.

5. Erfüllen Sie den Fonds umgehend: Sobald Erstattungsanfragen überprüft und genehmigt wurden, ist es entscheidend, den Petty Cash -Fonds umgehend aufzufüllen.Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter bei Bedarf Zugang zu Bargeld haben, und minimiert jegliche Störungen des täglichen Betriebs.Weisen Sie den genehmigten Betrag dem Hauptkonto Ihres Unternehmens dem Petty Cash Fund zu und stellen Sie sicher, dass der Cash Box oder die Schublade immer ausreichend gefüllt ist.

Nachfüllung des Petty Cash Fund - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

6. Sicherung und Sicherung von Kleingeld

Das Schutz und die Sicherung von geringfügigem Geld ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung der Finanzen für kleine Unternehmen.Kleingeld, die häufig für kleine Ausgaben wie Büroversorgungen oder Erstattungen für Mitarbeiter verwendet werden, können leicht anfällig für Diebstahl oder Misswirtschaft werden, wenn keine ordnungsgemäßen Vorkehrungen getroffen werden.Es ist für Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, robuste Verfahren und Kontrollen festzulegen, um die Sicherheit und Rechenschaftspflicht ihrer Kleingeldfonds zu gewährleisten.

Aus Sicht der Geschäftsinhaber ist das Schutz von Kleingeld von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Stabilität aufrechtzuerhalten und Verluste zu verhindern.Das Misshandeln oder Diebstahl von geringfügigem Bargeld kann zu erheblichen finanziellen Rückschlägen führen, insbesondere für kleine Unternehmen, die mit knappen Budgets tätig sind.Durch die umsetzung wirksamer Maßnahmen zum Schutz von Petty Cash können Geschäftsinhaber das Risiko eines nicht autorisierten Zugriffs minimieren und genaue Aufzeichnungen aller Transaktionen aufrechterhalten.

Mitarbeiter spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Sicherung von Kleingeld.Sie müssen sich ihrer Verantwortung bei der Behandlung und Dokumentation von Kleingeldtransaktionen genau bewusst sein.Angestellte, die für die Verwaltung von Kleingeld verantwortlich sind, sollten ordnungsgemäß geschult werden, um sicherzustellen, wie wichtig es ist, Sicherheitsprotokolle aufrechtzuerhalten und festgelegte Verfahren zu befolgen.

Um ein kleines Geld effektiv zu schützen und zu sichern, finden Sie hier einige wichtige Schritte, die kleine Unternehmen unternehmen können:

1. Geben Sie einen benannten Depotbank ein: Bezeichnen Sie einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter als Depotbank, der für die Verwaltung des Petty Cash Fund verantwortlich ist.Diese Person sollte ein klares Verständnis für ihre Pflichten haben und für die Sicherung der Mittel verantwortlich sein.

2. Legen Sie eine maximale Begrenzung fest: Bestimmen Sie eine angemessene Höchstgrenze für den im Petty Cash Fund aufbewahrten Geldbetrag anhand Ihrer geschäftlichen Bedürfnisse.Diese Grenze sollte einen Restbetrag zwischen genügend Mitteln für die täglichen Ausgaben geben und gleichzeitig das mit größeren Beträgen verbundene Risiko minimieren.

3. Implementieren Sie strenge Dokumentationsverfahren: Verpflichtung der Mitarbeiter, detaillierte Einnahmen für alle Ausgaben einzureichen, die von Petty Cash gezahlt werden.Dies gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht und erleichtert die Verfolgung von Ausgaben und die Identifizierung von Unstimmigkeiten.

Angenommen, eine kleine Marketingagentur bezeichnet einen Büroleiter als Depotbank ihres Petty Cash -Fonds in Höhe von 500 US -Dollar.Der Büroleiter ist dafür verantwortlich, das Geld in einer verschlossenen Schublade zu behalten und Erstattungen an Mitarbeiter zu erteilen, die gültige Quittungen einreichen.Jedes Mal, wenn ein Aufwand aus Petty Cash bezahlt wird, zeichnet der Büroverwalter Datum, Betrag, Zweck und Empfänger der Zahlung in einem Logbuch auf.

4. Regelmäßig in einklang bringen und prüfen: Führen Sie regelmäßige Abstimmungen von geringfügigen Geldguthaben durch, um sicherzustellen, dass sie den dokumentierten Transaktionen entsprechen.Es können auch regelmäßige Überraschungsprüfungen durchgeführt werden, um die Genauigkeit von Aufzeichnungen zu überprüfen und potenzielle betrügerische Aktivitäten abzuschrecken.

5. Sicherungspeicher: Lagern Sie Kleingeld in einem sicheren

Sicherung und Sicherung von Kleingeld - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

7. Prüfungen und Stimmen von Kleingeld

In Einklang

Das Auditieren und Eingleich von Kleingeld ist ein wesentlicher Aspekt bei der verwaltung der Finanzen eines kleinen unternehmens.Es stellt sicher, dass die für geringfügigen Ausgaben zugewiesenen Mittel ordnungsgemäß berücksichtigt und gemäß den Unternehmensrichtlinien verwendet werden.Durch regelmäßiges Auditieren und Eingleich von Kleingeld können Unternehmen Transparenz aufrechterhalten, Betrug oder Missbrauch verhindern und ihre Ausgaben genau verfolgen.

Aus der Sicht eines Geschäftsinhabers bietet die Prüfung und Einstellung von geringfügigem Bargeld beruhigt.Es ermöglicht ihnen ein klares Verständnis dafür, wie die Mittel genutzt werden und ob Diskrepanzen existieren.Dieser Prozess hilft auch dabei, potenzielle Probleme oder Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu identifizieren und sofortige Maßnahmen zur Behebung zu ermöglichen.

Auf der anderen Seite können Mitarbeiter, die mit geringfügigem Geld umgehen, die Prüfung und Abstimmung als zusätzliche Verwaltungsaufgabe anzeigen.Für sie ist es jedoch von entscheidender Bedeutung zu verstehen, dass dieser Prozess sowohl ihre Interessen als auch die finanzielle Integrität des Unternehmens schützt.Durch die aufrechterhaltung genauer aufzeichnungen und die Einhaltung angemessener Verfahren können die Mitarbeiter sicherstellen, dass sie nicht für Diskrepanzen verantwortlich gemacht werden, die bei Audits auftreten können.

Betrachten Sie die folgenden Schritte, um ein wenig Geld effektiv zu prüfen und zu stimmen, um die folgenden Schritte zu berücksichtigen:

1. Klare Richtlinien festlegen: Definieren Sie den Zweck von geringfügigem Bargeld klar, zulässige Ausgaben, Ausgabengrenzen und Dokumentationsanforderungen.Dies wird dazu beitragen, die Verwirrung zu minimieren und eine Konsistenz bei der Behandlung von Petty -Cash -Transaktionen zu gewährleisten.

2. Zählen Sie regelmäßig das Bargeld: Durchführen Sie periodische physische Zählungen des Petty Cash -Fonds, um den Restbetrag mit aufgezeichneten Transaktionen zu überprüfen.Im Idealfall sollte dies mindestens einmal im Monat oder wenn sich eine Änderung der Verwahrer vorliegt.

3. Überprüfen Sie die unterstützenden Dokumente: Prüfen Sie Quittungen, Rechnungen oder andere relevante Dokumente, um jede im petty Cash -protokoll aufgezeichnete Ausgaben zu validieren.Stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben vor der Genehmigung der Erstattung durch geeignete Dokumentation unterstützt werden.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine Quittung für den mit Kleingeld gekauften Büroversorgungen einreicht, referenzieren Sie sie mit der aufgezeichneten Transaktion im Logbuch, um die Genauigkeit zu bestätigen.

4. Auffüllen Sie den Fonds: Wenn der Restbetrag des Petty Cash Fund unter einen vorgegebenen Schwellenwert fällt, füllen Sie ihn durch die Erstattung des Verwalters auf.Dies sollte umgehend erfolgen, um eine Störung des täglichen Betriebs zu vermeiden.

Beispiel: Wenn der Petty Cash -Fonds auf 200 US -Dollar festgelegt ist und der Guthaben auf 50 US -Dollar sinkt, erstatten sie dem Verwalter mit 150 USD, um den Fonds auf seinen ursprünglichen Betrag wiederherzustellen.

5. Dokumentieren Sie Diskrepanzen: Im Falle von Unstimmigkeiten oder unerklärlichen Unterschieden zwischen den aufgezeichneten Transaktionen und der physischen Zahlungszahl untersuchen Sie das Problem gründlich.Dokument -Ergebnisse und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, z. B. Die Anpassung der Datensätze oder die Implementierung zusätzlicher Steuerelemente an

Prüfungen und Stimmen von Kleingeld - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

8. Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Petty Cash

Das Verwalten von Kleingeld kann für kleine Unternehmen eine herausfordernde Aufgabe sein.Petty Cash bezieht sich auf einen geringen Geldbetrag, der in der Hand gehalten wird, um kleinere Ausgaben wie Büroversorgungen, Porto oder Erstattungen für Mitarbeiter zu decken.Während es wie ein einfacher Prozess erscheinen mag, gibt es einige häufige Herausforderungen, die sich bei der effektiven Verwaltung von geringfügigem Geld ergeben.In diesem Abschnitt werden wir diese Herausforderungen aus verschiedenen Perspektiven untersuchen und detaillierte Informationen bereitstellen, um Kleinunternehmen zu helfen, sie zu überwinden.

1. Mangel an Rechenschaftspflicht: Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Kleingeld ist die mangelnde Rechenschaftspflicht.Da Petty Cash häufig von mehreren Mitarbeitern behandelt wird, kann es schwierig sein, für jede Transaktion verantwortlich zu sein.Dies kann zu Diskrepanzen und potenziellen Missbrauch von Geldern führen.Um diese Herausforderung zu befriedigen, ist es wichtig, klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit geringfügigem Geld festzustellen.Dies beinhaltet die Bestimmung einer Person als Verwalter, die für die Aufrechterhaltung des Cash Box verantwortlich ist, Transaktionen dokumentiert und die Mittel regelmäßig in Einklang gebracht werden.

Zum Beispiel hatte ABC Company Probleme mit der Rechenschaftspflicht, als mehrere Mitarbeiter Zugang zum Petty Cash Fund hatten.Sie implementierten ein System, bei dem nur ein ausgewiesener Mitarbeiter für die Auszahlung und Aufzeichnung aller Transaktionen verantwortlich war.Dies half ihnen, eine bessere Kontrolle über ihr kleines Geld beizubehalten und die Wahrscheinlichkeit von Missmanagement zu verringern.

2. Unzureichende Aufzeichnungen: Eine weitere Herausforderung bei der Verwaltung von Kleingeld besteht darin, genaue und aktuelle Aufzeichnungen beizubehalten.Ohne ordnungsgemäße Dokumentation wird es schwierig, Ausgaben zu verfolgen und den Barguthaben in Einklang zu bringen.Es ist wichtig, ein System für die Aufzeichnung jeder Transaktion im Zusammenhang mit geringfügigem Bargeld zu errichten, einschließlich Datum, Zweck, Betrag und Empfänger.Dies kann über manuelle Logbücher oder durch Buchhaltungssoftware erfolgen, die speziell für ein geringfügiges Cash -Management entwickelt wurde.

Zum Beispiel hatte die XYZ Corporation mit unzureichender Aufzeichnungen zu kämpfen, da sie sich auf handgeschriebene Notizen angewiesen hatten, die oft verlegt oder unleserlich waren.Sie wechselten zu einer elektronischen Tabelle, in der sie alle kleinen Geldtransaktionen problemlos eingeben und organisieren konnten.Dies verbesserte nicht nur ihre Aufzeichnungen, sondern erleichterte bei Bedarf auch den schnellen Zugriff auf Informationen.

3. Unzureichende Kontrollen und Genehmigungen: Ohne ordnungsgemäße Kontrollen und Genehmigungen besteht ein höheres Risiko für nicht autorisierte oder unnötige Ausgaben, die für Kleingeld in Rechnung gestellt werden.Es ist entscheidend, ein System einzurichten, bei dem alle ausgaben aus geringfügigem bargeld eine angemessene Genehmigung erfordern.Dies kann durch die Implementierung eines hierarchischen Genehmigungsprozesses oder durch Festlegen von Ausgabengrenzen für verschiedene Mitarbeiter erfolgen.Es sollten auch regelmäßige Audits durchgeführt werden, um die Einhaltung der festgelegten Kontrollen sicherzustellen.

Zum Beispiel hatten Def Enterprises Probleme mit nicht autorisierten Ausgaben, die für Kleingeld in Rechnung gestellt wurden.Sie haben a implementiert

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Petty Cash - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen

9. Best Practices für eine effektive Pety Cash Management

Ein effektives petty -Cash -management ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Kontrolle aufrechtzuerhalten und einen reibungslosen Geschäft sicherzustellen.Es beinhaltet die ordnungsgemäße Handhabung, Verfolgung und Aufzeichnung kleiner Geldtransaktionen, die täglich auftreten.Während es wie ein geringfügiger Aspekt des Finanzmanagements erscheinen mag, kann die Vernachlässigung von geringfügigem Geld zu Ungenauigkeiten, Veruntreuung von Fonds und potenziellen finanziellen Verlusten führen.Daher ist die implementierung Best practices für die Verwaltung von Kleingeld für die Aufrechterhaltung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und Genauigkeit bei Finanztransaktionen von wesentlicher Bedeutung.

Aus der Sicht der Geschäftsinhaber ermöglicht eine effektive Verfüge für das Cash -Management einen klaren Überblick über die Kosten ihres Unternehmens und stellt sicher, dass die Mittel angemessen verwendet werden.Es hilft auch bei der Identifizierung von Unregelmäßigkeiten oder Diskrepanzen in den Ausgabenmustern und ermöglicht zeitnahe Korrekturaktionen.Auf der anderen Seite profitieren die Mitarbeiter von einem effizienten Kleingeldmanagement, da es den Erstattungsprozess optimiert und die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen oder Fehlern verringert.

Um ein effektives Petty Cash Management zu erreichen, finden Sie hier einige Best practices, denen kleine Unternehmen folgen können:

1. Erstellen Sie eine Kleingeld -Richtlinie: Erstellen Sie eine umfassende Richtlinie, in der der Zweck von geringfügigem Bargeld, autorisierte Benutzer, Ausgabenlimits und Dokumentationsanforderungen dargelegt wird.Diese Richtlinie sollte allen Mitarbeitern mitgeteilt werden, die an der Behandlung von Kleingeld beteiligt sind.

2. Legen Sie einen angemessenen Schwimmer fest: Bestimmen Sie einen angemessenen Betrag für Ihren kleinen Cash -Float, basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen und Ihrem Transaktionsvolumen.Der Schwimmer sollte ausreichen, um die täglichen Ausgaben zu decken, ohne übertrieben zu sein.

3. Sicherungspeicher: Halten Sie den Petty Cash Fund an einem sicheren Ort wie einer verschlossenen Schublade oder einer sicheren Verhindern, um unbefugten Zugang oder Diebstahl zu verhindern.Nur ausgewiesene Personen sollten Zugang zum Fonds haben.

4. Behalten Sie detaillierte Aufzeichnungen bei: Behalten Sie genaue Aufzeichnungen aller geringfügigen Geldtransaktionen durch, indem Sie vornummerierte Gutscheine oder Quittungen verwenden.Jede Transaktion sollte Details wie Datum, Ausgabe, Zweck und Name des Empfängers enthalten.

Beispiel: Ein kleines Einzelhandelsgeschäft bezeichnet einen Mitarbeiter als Verwalter des Petty Cash Fund.Der Mitarbeiter ist für die Ausstellung von Quittungen für jede Transaktion und die Verwaltung eines Logbuchs zur Aufzeichnung aller Ausgaben verantwortlich.Dies stellt sicher, dass für jede Ausgaben eine klare Dokumentationsspur vorliegt.

5. Regelmäßige Versöhnung: Führen Sie regelmäßige Versöhnungen durch, um den verbleibenden Bargeldguthaben mit den aufgezeichneten Transaktionen zu vergleichen.Dies hilft, Unstimmigkeiten oder potenzielle Missbrauch von Geldern zu identifizieren.

6. Genehmigungsverfahren implementieren: Erfordern Sie eine ordnungsgemäße Genehmigung für alle geringfügigen Geldausgaben.Dies kann durch einen benannten Genehmiger erfolgen, der jede Kosten vor der Erstattung überprüft und genehmigt.

Beispiel: Eine kleine Marketingagentur verlangt von Mitarbeitern, ein kleines Bargeldanfrageformular zusammen mit Unterstützung von Dokumenten wie Quittungen oder Rechnungen einzureichen.

Best Practices für eine effektive Pety Cash Management - Petty Cash Verwaltung von Petty Cash Ein Leitfaden fuer kleine Unternehmen